Возможно, многие из вас ещё не сталкивались с использованием раскрывающихся (выпадающих) списков и чекбоксов в Google таблицах. Сейчас мы с вами рассмотрим, насколько они могут быть полезны в работе с данными.
- Что такое и зачем нужен список в Google таблице?
- Создаём простой список в таблице
- Создаем список из данных Google таблицы
- Как скопировать список из одной части таблицы в другую
- Создаем автоматически пополняемый список в Google таблице
- Как удалить список из Google таблицы
- Простой способ удаления всех списков из Google таблицы
Что такое и зачем нужен раскрывающийся список в Google таблице?
Часто случается так, что в какой-то из колонок вашей таблицы нужно вводить одинаковые повторяющиеся значения. Нам необходимо выбрать один из нескольких заранее определённых вариантов и вставить его в ячейку нашей таблицы.
Какие здесь могут быть проблемы? Конечно, в первую очередь это ошибки при вводе. Чем нам грозят такие ошибки? К примеру, когда мы захотим подсчитать, сколько заказов выполнил каждый из наших сотрудников, то окажется, что фамилий больше, чем людей. В результате придётся искать неправильно введённые фамилии, исправлять их и вновь повторять подсчет.
Кроме того, все время вручную вводить повторяющиеся данные – это просто потеря времени.
Поэтому в Google таблицах при вводе повторяющихся данных часто используют списки.
Список – это перечень определённых значений, из которых вам при заполнении ячейки необходимо выбрать только одно.
Важно то, что при использовании списка вы будете не вводить значения, а выбирать их.
Это значительно ускоряет процесс создания таблицы, а также избавляет нас от случайных ошибок.
Надеюсь, теперь вам понятно, насколько важно для нас уметь использовать списки в таблицах.
Самым простым вариантом здесь является выбор из двух значений – «да» и «нет».
Для этого используют чекбокс.
Сейчас мы с вами рассмотрим, как это правильно сделать.
Создаём простой список в таблице
Предположим, на листе 1 у нас имеется информация о заказах шоколада, поступивших из нескольких городов. На рисунке показана часть этих данных.
Нам необходимо указать, кто из менеджеров занимался выполнением каждого из заказов, а также статус заказа – выполнен или нет.
Создадим лист 2, где будет расположена наша справочная информация.
Скопируйте эти символы ☐,☑ в соседние ячейки столбца А листа 2.
Можно поступить по-другому. Установите курсор в ячейку А2, введите формулу
=символ(9744)
или
=char(9744)
и нажмите Enter. В результате вы получите пустой чекбокс ☐.
Переместитесь в ячейку А3 и вставьте похожую формулу
=символ(9745)
или
=char(9745)
В результате этой формулы вы получите активный (отмеченный) чекбокс ☑.
В соседнем столбце В того же листа 2 укажем фамилии наших сотрудников.
Теперь на листе 1 в столбцах H и G добавим информацию об исполнителе заказа на продажу шоколада и о том, выполнен ли этот заказ.
Добавляем заголовки столбцов H и G.
Поскольку данные, используемые в этих столбцах, повторяются, то используем для заполнения список.
Сначала заполним информацию о выполнении заказа. Для этого выделим диапазон ячеек, куда нужно вставить чекбокс - G2:G21.
Переходим в Меню -> Данные -> Проверка данных.
Далее можно действовать двумя способами.
Рассмотрим сначала более простой вариант.
В Правилах выбираем Значение из списка.
Вставляем в поле справа скопированные заранее символы пустого и активного чекбокса через запятую.
Не забываем выбрать Показывать раскрывающийся список в ячейке, если он по умолчанию не выбран. Иначе ваши ячейки, в которых вы предполагаете разместить чекбокс, не будут визуально никак обозначены. И вы можете только догадываться, что для активации чекбокса нужно дважды кликнуть по этой ячейке.
Жмем "Сохранить".
В результате получаем раскрывающийся список в нашем диапазоне Google таблицы. Каждая такая ячейка будет обозначена небольшим треугольником.
При нажатии на треугольник внутри ячейки нам будет предложено выбрать нужный чекбокс.
Готово! Теперь вы можете при помощи мыши в каждой ячейке списка выбирать активный (отмеченный) чекбокс или пустой в зависимости от того, выполнен заказ или нет.
Создаем список из данных Google таблицы.
Рассмотрим второй способ вставки выпадающего списка в Google таблицу. Это более универсальный способ и он дает нам больше возможностей.
Выделяем диапазон H2:H21, в который вы будем вставлять фамилии менеджеров, которые занимались выполнением заказов.
Переходим в Меню -> Данные -> Проверка данных.
В Правилах выбираем Значения из диапазона. Этот пункт первым находится в списке правил, обычно он выбран по умолчанию.
В поле справа от "Правила" выбираем диапазон где находятся наши данные для списка.
Для этого вам необходимо либо вручную указать диапазон, либо выделить его при помощи мышки.
Обратите внимание, что указать можно не только диапазон ячеек, который находится на листе с нашей таблицей. Мы с вами разместили эту дополнительную информацию на другом листе Google таблицы. Ведь наша таблица с заказами вполне может быть очень большой со множеством колонок и строк. И совсем не обязательно портить внешний вид рабочей таблицы лишними данным. Кроме того, они могут вам потом просто мешать рядом с основными данными и создавать этим путаницу.
Нажмите на символ таблицы в правой части поля и выделите на листе 2 диапазон ячеек, в которых находятся нужные нам фамилии.
Нажмите Сохранить.
В результате мы получаем все тот же раскрывающийся список с треугольниками в нужном нам диапазоне Google таблицы, откуда мы будем просто выбирать фамилии.
Совершенно аналогичным образом можно создать и список с чекбоксами. В качестве диапазона значений выберите на листе 2 ячейки A2:A3. Далее действуйте согласно приведённых выше рекомендаций.
Как скопировать список из одной части Google таблицы в другую
Итак, мы начали заполнять нашу таблицу с использованием чекбоксов и раскрывающихся списков – быстро и без ошибок.
Но у нас появились новые заказы, в результате добавились строки в таблице. И с заказом у нас работает теперь не 6, а 7 менеджеров, чтобы повысить оперативность их исполнения и гарантировать покупателю поставку точно в срок.
Что делать? Повторять снова процедуру, которую мы описывали выше? Не нужно – всё гораздо проще.
Можно скопировать ячейки со списком туда, где они необходимы, при помощи известной нам комбинации клавиш Ctrl + C (копировать) и Ctrl + V (вставить).
Установите курсор на ячейку, которую нужно копировать, и нажмите Ctrl + C. Далее поставьте курсор в нужную ячейку и нажмите Ctrl + V.
И так можно повторять необходимое количество раз.
Либо можно просто протянуть за нижний правый угол последней ячейки, в которой содержится выпадающий список.
Создаем автоматически пополняемый список в Google таблице
Итак, мы создали выпадающий список в Google таблице, работали с ним и некоторое время он нас вполне устраивал. Но произошли изменения – появились новые сотрудники, руководство посчитало необходимым рассматривать не только статус заказа «выполнен» и «не выполнен», но и «подготовлен к отправке». Выходит, наши списки нужно полностью менять?
Можно попробовать просто ввести фамилию нового сотрудника, не обращая снимания на список. Поскольку в настройках нашего списка в пункте “Для неверных данных” мы оставили активным чекбокс “Показывать предупреждение”, то новая фамилия будет сохранена, но вы увидите предупреждение о том, что введённое вами значение не соответствует списку. Согласитесь, это не самый удачный выход из положения.
На этот случай рекомендую изначально создавать автоматически пополняемые списки. Значения в них будут появляться автоматически сразу же после ввода их в определённые ячейки таблицы.
Итак, как сделать, чтобы без написания дополнительных скриптов можно было изменять содержание выпадающего списка в Google таблице?
Для этого нужно вначале изменить его настройки.
Давайте перейдем на наш лист 2, где мы записывали значения для списка. Скопируйте фамилии сотрудников в отдельный столбец.
Теперь изменим настройки списка в ячейках H2:H21. Выделим эти ячейки, затем, как обычно, переходим в Меню -> Данные -> Проверка данных.
В пункте "Правила" меняем ссылку – теперь это будет ссылка на весь столбец D на листе 2.
Не забываем нажать Сохранить.
Теперь посмотрите, как легко мы можем добавить новую фамилию в список.
Все значения из столбца D на листе 2 автоматически становятся значениями списка. Согласитесь, это очень удобно.
Как удалить раскрывающийся список из Google таблицы
Для того, чтобы удалить чекбоксы и списки из определенного диапазона листа Google таблицы, вам необходимо сделать три простых шага:
- выделите ячейки, где необходимо удалить чекбоксы (не обязательно это будут все ячейки, содержащие списки!)
- Переходим по уже знакомому нам пути в Меню -> Данные -> Проверка данных
- Нажимаем кнопку "Удалить проверку" в появившемся окне.
Все готово! Все выделенные вами списки удалены полностью.
При этом остальные ячейки со списками значений остались в целости и сохранности.
Простой способ удаления всех списков из Google таблицы
Случается, что вам необходимо удалить все имеющиеся чекбоксы из всей вашей рабочей таблицы.
В этом случае поступайте так же, как и при удалении списков в нескольких ячейках, только выделите их все.
Для того, чтобы быстрее выделить все необходимые ячейки, можно воспользоваться комбинацией клавиш Ctrl+A.
Установите курсор на любую ячейку этой таблицы, нажмите Ctrl+A, и она вся целиком будет выделена. Либо нажмите серую кнопку в левом верхнем углу таблицы.
После этого действуем так, как уже ранее было описано:
Переходим в Меню -> Данные -> Проверка данных.
Нажимаем кнопку "Удалить проверку" в появившемся окне.
Обратите также внимание, что ячейки нашей таблицы (столбец G и несколько ячеек столбца H), которые ранее были заполнены при помощи списка, очищены не будут, так как они уже содержат значения.
Итак, вы сами смогли убедиться, что выпадающий список в таблице Google может создать даже неопытный пользователь, который даже никогда не слышал о такой замечательной возможности.
Действуйте так, как мы с вами только что сделали, и у вас всё получится.
