Сортировка данных – это полезная и довольно часто используемая операция при работе с данными в Google таблицах. Ведь когда вы работаете с большими объемами информации в таблице, то организация данных в ней становится очень важной задачей. Сортировка данных в Google таблице помогает навести порядок в данных, выявить закономерности в них.
Существуют различные приемы сортировки на листе Google таблицы или в выделенном диапазоне.
Мы рассмотрим, чем отличается сортировка таблицы от сортировки диапазона, как правильно описать критерии сортировки, как можно сортировать сразу по нескольким колонкам Google таблицы. Также мы остановимся на способах автоматической сортировки данных в случае их изменения.
В этой статье вы узнаете, как сортировать данные для удобства просмотра и организации содержимого таблицы.
Как сортировать данные в Google таблицах
В Google таблицах используют два типа сортировки:
- Сортировка по столбцам
- Сортировка диапазона.
Сейчас мы поговорим о каждом из них подробнее.
Итак, давайте отсортируем нашу таблицу по столбцу.
Сортировка листа
При этом способе сортировки будут упорядочены все данные, находящиеся на листе. Будьте внимательны, если на вашем листе расположены несколько таблиц!
Внимание! Перед сортировкой всей таблицы по столбцам обязательно закрепите заголовки столбцов – иначе они тоже будут отсортированы и окажутся посреди ваших данных!
Итак, для того, чтобы нам было удобно просматривать отсортированные данные, давайте сперва закрепим заголовки столбцов, чтобы они постоянно находились на виду и не скрывались при просмотре таблицы вниз.
Для этого установите курсор на любую ячейку заголовка таблицы и в меню выберите Просмотр – Закрепить и затем укажите необходимое количество строк.
Затем выберите, по какому столбцу мы будем сортировать нашу таблицу.
Нажав треугольник рядом с буквой столбца, вы можете выбрать 2 варианта сортировки – по возрастанию либо по убыванию. При этом будет отсортирована вся таблица.
Или же можно выбрать в меню Данные – Сортировать лист по столбцу... и затем устанавливаем необходимую опцию сортировки.
Здесь важно отметить, что если вы выделили весь столбец, то вам будет доступна возможность сортировки диапазона данных (о чём мы будем говорить чуть ниже).
Но если вы выберете “Сортировать диапазон по столбцу …”, то будет отсортирован только выделенный столбец, а остальные данные останутся неизменными. Таким образом вы нарушите структуру ваших данных, и в такой сортировке нет никакого смысла. Поэтому будьте внимательны!
Сортировка диапазона
Рассмотрим второй способ – сортировку диапазона в Google таблице.
Это будет полезно, если на вашем листе Google таблиц находится несколько небольших таблиц с данными, а сортировать нужно только одну из них.
Сортировка диапазона никак не повлияет на данные других таблиц, расположенных на листе.
Выделите при помощи мыши диапазон ячеек, который нужно упорядочить.
Затем у вас есть 2 варианта действий:
- Нажимаем правую кнопку мыши и в появившемся меню выбираем “Сортировка диапазона”.
- В меню выбираем Данные – Сортировка диапазона.
Откроется дополнительное окно с настройками сортировки Google таблицы.
В нем вы можете указать, что выделенный вами диапазон данных содержит заголовки столбцов. В нашем примере мы не выделяли заголовки столбцов, поэтому чекбокс оставляем пустым. То есть, сортировать будем весь выделенный диапазон. Если поставить эту отметку, то первая строка выделенного диапазона сортироваться не будет.
Также, нажав на значок раскрывающегося списка, вы можете выбрать, по какому столбцу будет производиться сортировка. Мы выбрали столбец В.
Здесь по умолчанию указан порядок сортировки «по возрастанию» от А до Я. При необходимости вы можете его изменить на противоположный – от Я до А.
Сортировка данных в Google таблице по нескольким столбцам
Если необходимо произвести сортировку Google таблицы по нескольким параметрам, то в настройках сортировки можно добавить ещё один или даже несколько столбцов.
Используйте для этого пункт “Добавить еще один столбец для сортировки” в настройках сортировки. Затем в выпадающем списке выберите нужный столбец.
По каждому столбцу можно выбрать порядок сортировки – восходящий либо нисходящий.
В результате сортировка будет производиться последовательно – сначала по первому столбцу, затем по второму и так далее (в нашем случае – сначала по B, затем по D).
Здесь в нашем примере мы отсортировали заказы сначала по покупателю, а затем – по товару. В результате мы видим заказы каждого покупателя, упорядоченные по товарам.
Автоматическая сортировка Google таблицы
Предположим, у нас имеется Google таблица с отсортированной и упорядоченной информацией. Но как быть, если в таблицу будут добавлены новые данные? Ведь они уже не будут упорядочены, и нам вновь придётся повторять сортировку?
Выход –
- Использование функции SORT.
- Использование сводной таблицы.
- Использование Google Scripts (здесь рассматривать не будем, поскольку доступно только разработчикам).
Для тех, кто не владеет навыками программирования, использование функции SORT будет наиболее простым решением.
Для этого создадим ещё один лист, который можем назвать “Сортировка”. На этом листе мы будем размещать наши отсортированные данные.
Наши данные будут расположены на листе “Данные”.
Скопируем в строку А листа “Сортировка” заголовки столбцов из листа “Данные”.
В ячейке А2 листа “Сортировка” запишем формулу функции:
=SORT('Данные'!A2:G,2,2)
Здесь 'Данные'!A2:G – это координаты диапазона, из которого будут взяты данные для сортировки.
Обратите внимание, что мы указываем только левую верхнюю ячейку и крайний правый столбец. Это дает нам возможность добавлять новые данные в нашу исходную таблицу, и при этом не менять формулу сортировки.
2 – порядковый номер столбца в указанном диапазоне, по которому мы будем производить сортировку. В нашем случае мы будем сортировать продажи по наименованию покупателя.
2 – порядок сортировки. 2 означает сортировку по возрастанию, от меньшего к большему. 1 означает сортировку по убыванию, от большего к меньшему.
В результате на листе “Сортировка” мы получили данные о продажах, отсортированные по покупателям.
Чтобы проверить возможности автоматической сортировки в Google таблицах, добавим в исходную таблицу на листе “Данные” ещё одну строку с данными о продажах.
Эта запись тут же автоматически появится в таблице на листе “Сортировка”.
Для сортировки можно использовать также сводную Google таблицу. Она также не затрагивает существующие данные и размещается на отдельном листе.
Выделите при помощи мыши столбцы таблицы, которые вы хотите включить в сводную таблицу, а затем в меню нажмите Данные – Сводная таблица. Подробно о работе со сводными таблицами и их возможностях вы можете почитать в нашем материале по работе со сводными таблицами (ссылка находится чуть выше).
Надеюсь, рекомендации этой статьи помогут вам быстро сделать сортировку вашей Google таблицы.
