Итак, мы с вами научились создавать Гугл таблицы. Теперь пора начать работать с ними. Для начала разберемся, как происходит ввод данных и насколько эта процедура отличается от привычных нам программ работы с таблицами. Разберем два способа: данные можно просто ввести, а можно их импортировать из других таблиц. Об этом и поговорим.
Итак, перед вами – пустая таблица. Начнем заполнять нашу таблицу данными.
Ручной ввод данных в Google таблицу.
Как и в другие электронные таблицы, Google таблица также состоит из квадратов, которые называются ячейками. Они организованы в строки и столбцы с номерами и буквами, соответственно. Каждая ячейка должна содержать одно значение, слово или часть каких-то данных.
Выберите любую ячейку и начните вводить число или текст. После того, как вы ввели в ячейку всё, что хотели, данные нужно сохранить. Для этого выполните одно из следующих действий:
- Нажмите ENTER и переместитесь на 1 ячейку вниз на следующую строку.
- Нажмите TAB и переместитесь на 1 ячейку вправо в той же строке
- Используйте КНОПКИ СО СТРЕЛКАМИ на клавиатуре (вверх, вниз, влево и вправо), чтобы переместится на 1 ячейку в нужном направлении.
- Кликните мышкой на любую ячейку, чтобы перейти непосредственно к этой ячейке.
Числа после ввода выравниваются по правой стороне, а текст – по левой стороне ячейки. Но выравнивание можно изменить при помощи инструмента выравнивания.
Для этого выделите ячейку или диапазон ячеек, в которых вы хотите изменить выравнивание, и нажмите на панели инструментов на вот такой значок:
В появившемся меню выберите, как вы хотите выровнять ваши данные – слева, по центру или справа.
Копирование и перетаскивание ячеек как способ ввода данных.
Информацию в ячейку также можно вставить путем копирования.
Как копировать и вставлять данные, известно всем, думаю: выделяем нужный диапазон ячеек, нажимаем сочетания клавиш Ctrl + C, ставим курсор в нужную ячейку и жмем Ctrl + V – это самый простой и быстрый способ.
Можно также копировать данные в другую ячейку при помощи перетаскивания. При этом вы можете получить:
- Копию ваших данных в диапазоне ячеек.
Установите курсор на голубую точку в правом нижнем углу ячейки и перетащите ее в том направлении, как вам это необходимо. Числа или текст будут скопированы в те ячейки, которые вы таким образом выделили.
- Упорядоченный список текстовых данных или дат.
Если значение ячейки – текст с порядковым номером или дата, то при копировании этот номер будет увеличен на 1, и мы получим упорядоченный список. Так же будет увеличена и дата.
- Последовательность чисел. Если вы копируете ячейку, содержащую число, то можно создать последовательность чисел, каждое из которых будет больше предыдущего на 1. Для этого выполните действия, описанные в п.1, но при этом держите нажатой клавишу Ctrl.
Кстати, если подобным образом вы будете копировать значения дат, то они, напротив, увеличены не будут.
Мы рассмотрели несколько приёмов, которые могут помочь вам быстрее вводить данные в таблицу традиционным способом – с клавиатуры вручную.
Импорт данных в Google таблицу.
Но предположим, что нужная вам информация уже находится в других файлах, и вы не хотите повторно руками вводить её в таблицу. Существует несколько способов, чтобы облегчить вашу работу.
Самый простой способ – скопировать данные (цифры или текст) из другого файла и вставить их в нужное место вашей таблицы. Здесь вам также поможет комбинация клавиш Ctrl + C и Ctrl + V.
Однако, здесь не всегда вас ждёт успех – при копировании из окна интернет-браузера или из PDF-файла часто случается так, что ваши данные будут вставлены только в одну ячейку или в один столбец.
Если же копирование будет происходить из другой электронной таблицы или из файла MS Office, то скорее всего все пройдет успешно.
Однако, при этом учитывайте важный момент: из Excel в Google таблицы при обычном копировании через буфер обмена (то есть, Ctrl-C) не переносятся формулы, а только результат их работы.
Поэтому рекомендуем использовать второй, гораздо более удобный способ – импортирование данных из файла.
Наиболее распространенными файлами, которые вы импортируете, являются CSV (значения, разделенные запятыми) или XLS и XLSX (файлы Microsoft Excel). Чтобы импортировать файл, перейдите в меню Файл > Импорт > Загрузка.
По умолчанию будет активен пункт меню “Мой диск”. Если у вас на Google диске есть xlsx файлы, то они тут будут отображены, вам надо кликнуть по нужному и нажать кнопку Выбрать внизу окна. Нас же интересует пункт Загрузка. Нажмите на него, откроется окно для загрузки, и можно просто перетащить с компьютера файл или выбрать нужный при помощи кнопки «Выбрать файл на компьютере».
Вы можете импортировать данные непосредственно в текущую электронную таблицу, создать новую таблицу или заменить лист (т.е. отдельную вкладку) импортированными данными.
Есть и второй, более сложный путь, чтобы создать файл Google Sheets из файла электронных таблиц, находящегося на вашем компьютере.
Откройте Google Диск, можете создать в нём специальную папку для новых файлов. Перетащите нужный вам файл с вашего компьютера прямо в окно браузера с открытым Google диском. После того, как файл загрузится, кликните по файлу правой кнопкой мыши и с открывшемся меню выберите пункт Открыть с помощью -> Google таблицы.
Вы можете продолжать редактировать файл Excel, а можете скопировать информацию из него в другой ваш файл формата Google таблиц.
О других методах редактирования ваших Google таблиц – о том, как добавлять и скрывать листы, закрепить строки и столбце при просмотре, восстановить историю изменений документа и многом другом – в нашем следующем обзоре.
Советы по эффективной работе с Google таблицами:
