Итак начало положено, информация внесена в Google таблицу. Обратите внимание, что вам больше не нужно заботится о её сохранении на случай непредвиденного выключения либо поломки вашего компьютера или мобильного устройства. Забудьте про Ctrl+S. Вы вводите символ – сервис немедленно сохраняет изменения. Если даже компьютер выключится в процессе работы – вы не потеряете ни одного слова. Но настоящая работа с Google таблицами теперь только начинается.
Рассмотрим несколько полезных рекомендаций.
Основные приёмы работы с данными в Google таблице.
О том, как ввести данные в ячейку таблицы, мы с вами уже поговорили.
Думаю, что с редактированием уже введенных данных также не возникнет проблем: просто установите курсор в нужную ячейку и измените ее содержимое. После этого переместитесь в любую другую ячейку, и данные тут же будут сохранены. Всё точно также, как и в любой другой программе по работе с электронными таблицами.
Теперь разберёмся, как можно удалить информацию из таблицы.
Все так же просто, как и в любом другом табличном процессоре: выделяем ячейку или диапазон, нажимаем на клавиатуре Del.
Если же у вас каким-то образом ячейки отформатированы, например выделены цветом, то одного нажатия Del будет не достаточно.
Для удаления форматирования ячейки или диапазона в Google Sheets, необходимо выделить нужный диапазон ячеек и в меню выбрать: Формат -> Очистить форматирование или нажать сочетание клавиш Ctrl + \ на клавиатуре.
А теперь давайте разберемся, как это форматирование можно создать для более удобного просмотра ваших данных.
Форматировать свою ячейку вы можете с использованием меню.
Если подвести курсор к каждой из иконок, то в появившейся подсказке вы увидите, какое действие эта иконка выполняет.
Вы можете изменить формат чисел, шрифт и его размер, цвет, выравнивание ячейки. Если вы ранее работали с другими табличными процессорами, то это не составит для вас проблемы.
Два способа закрепления строк и столбцов в Google таблице.
Кроме того, вы можете «заморозить» заголовок таблицы, чтобы при перемещении по ней заголовки строк и столбцов были всегда видны. Это очень полезно при просмотре большого количества данных.
Предположим, у нас есть данные о продажах шоколада, и мы хотим их удобно просматривать. Для начала мы хотим, чтобы при прокрутке таблицы вниз шапка не скрывалась и мы всегда могли бы видеть заголовки строк и столбцов. Думаю, такая задача актуальна для любой таблицы, данные которой не помещаются на один экран.
Для того, чтобы зафиксировать первую строку, в которой находятся заголовки столбцов, есть два способа.
Вы можете использовать меню Вид-> Закрепить и затем выбрать, сколько строк или столбцов вы хотите «заморозить».
А можно поставить курсор на серый прямоугольник в верхнем левом углу, найти положение у его нижней границы, при котором указатель курсора превратится в руку, и перетащить появившуюся границу на одну или более строку вниз. Точно так же можно закрепить и столбцы, либо даже одновременно и строки, и столбцы.
Продолжим редактирование нашей таблицы.
Добавление и скрытие листа.
Одного листа в таблице часто бывает недостаточно. Ведь расчеты чаще всего не ограничиваются одной таблицей, а разные таблицы целесообразно размещать на отдельных листах. Рассмотрим, как можно добавить лист в наш файл.
В левом нижнем углу находится кнопка для добавления листа в таблицу.
Нажмите на знак +, и в вашу таблицу добавится ещё один лист. Вам останется только переименовать его, щелкнув мышкой по названию и введя затем новое.
Важно отметить, что созданные листы вы можете затем скрывать от посторонних. Нажмите на ярлычке листа правой кнопкой мыши и в появившемся меню выберите «Скрыть лист». Обратите внимание, что здесь же вы можете изменить цвет ярлыка листа, удалить его, сделать копию или дубликат в другом файле.
А как же теперь вернуть скрытый лист?
Либо кликните по значку в левом нижнем углу и в открывшемся списке листов выберите ваш скрытый, либо используйте меню Вид -> Скрытые листы.
Лист вернётся на своё прежнее место и снова станет доступен для редактирования.
Отметим, что операцию эту смогут сделать только те люди, которым вы доверили права на редактирование файла. (Как это сделать – смотрите здесь). Для остальных лист останется скрытым.
Исправляем ошибки редактирования при помощи истории изменений.
Вы спросите – а если при редактировании файла были допущены ошибки либо кто-то из пользователей случайно удалил либо изменил часть данных? Нужно иметь ежедневные копии файлов, как это обычно делают в офисах?
В Google таблицах всё гораздо проще и надёжнее. Для вас имеется история всех изменений, внесённых в файл. Для её просмотра используйте меню Файл -> Просмотреть историю изменений.
Выбрав этот пункт меню, вы увидите историю всех изменений файла, сможете каждое из них просмотреть и восстановить данные в том виде, в каком они были некоторое время назад.
[the_ad id=”1342″] Просматривая историю изменений, будьте внимательны, так как она включает в себя не только историю листа, который вы просматриваете, но и историю изменения других листов вашего файла. Поэтому при просмотре изменений не волнуйтесь, если вы вдруг переместитесь на другой лист вашего файла. Просто выберите другую точку истории.
После того, как вы нашли утерянные данные, можете нажать кнопку вверху страницы и восстановить версию файла, на которой вы остановились.
Конечно, вы при этом можете потерять некоторые важные изменения, сделанные после даты восстановления.
Изменение масштаба просмотра для работы с Google таблицей.
Ну и, наконец, еще один вопрос, который возникает при редактировании Гугл таблицы – как изменить её масштаб, чтобы с данными было более удобно работать?
Изменение масштаба всей таблицы в Google Sheets не предусмотрено. Но поскольку для работы мы используем браузер, то можно изменить масштаб браузера.
Для этого традиционно используются следующие сочетания клавиш:
- Для увеличения масштаба – Ctrl + + (плюс на цифровой клавиатуре).
- Для уменьшения масштаба – Ctrl + – (минус на цифровой клавиатуре).
Вы также можете включить режим отображения таблицы на весь экран. Для этого в меню выберите Вид -> Полный экран.
Для возврата к прежнему состоянию просто нажмите клавишу ESC.
Советы по эффективной работе с Google таблицами:
